Sự khác biệt giữa EOI và RFP Sự khác biệt giữa

Một số quyết định của một tổ chức có ý nghĩa về mua sắm có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng thể chi phí của việc đưa ra quyết định. Mua sắm bao gồm các quy trình như lựa chọn nhà cung cấp, xác định điều khoản thanh toán, kiểm tra chiến lược, thương lượng hợp đồng và mua dịch vụ và hàng hoá. Nó liên quan đến việc mua sắm hoặc thu thập tất cả các dịch vụ và hàng hoá quan trọng đối với một tổ chức.

Trong khu vực tư nhân, quá trình mua sắm được coi là một chức năng cấp chiến lược nhằm hỗ trợ nâng cao khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn giản hóa các quy trình và giảm giá nguyên liệu thô mà còn cho phép các tổ chức xác định nguồn cung cấp tốt nhất. Tất cả trong tất cả, nó là hữu ích trong việc đảm bảo một dòng chảy chạy mịn.

Trong khu vực công, các nhà quản lý cao cấp có trách nhiệm hạ thấp lợi nhuận. Chỉ có một vài nhân viên quản lý chức năng mua sắm, làm tăng khả năng tham nhũng trong lĩnh vực này. Đây là lý do tại sao cần phải tăng sản lượng tổng thể của một doanh nghiệp. Ví dụ, nhân viên có thể được đào tạo để nâng cao hiệu quả của họ và nâng cao chất lượng dịch vụ của họ, do đó sản lượng có thể được cải thiện.

Với thời gian, một số thuật ngữ đã được đưa ra xung quanh tư vấn đấu thầu, đề xuất và quản lý lớn, bao gồm một số từ viết tắt liên quan đến mua sắm. Không nhiều doanh nghiệp nhận thức được những điều khoản này, nhưng là một doanh nhân hoặc chủ sở hữu của một doanh nghiệp nhỏ, nếu bạn muốn quản lý hiệu quả sự sẵn sàng mua của người mua, điều quan trọng là phải biết các mục đích của họ. Các ví dụ bao gồm RFI (yêu cầu thông tin), EOI (Biểu hiện lợi ích), RFP (Yêu cầu Đề xuất), RFT (Yêu cầu Thử nghiệm) và RFQ (Yêu cầu Báo giá). Mỗi một thuật ngữ này phục vụ một mục đích đặc biệt trong chức năng mua sắm.

EOI và RFP là các thuật ngữ được sử dụng nhiều nhất trong chức năng mua sắm và mỗi người trong số họ đều có một vai trò cụ thể trong việc tinh giản toàn bộ quá trình. Nhiều cá nhân lẫn lộn các thuật ngữ này trong khi thực hiện các quy trình. Để có được một ý tưởng tốt hơn về cách chúng khác nhau, điều quan trọng là phải biết những từ này có ý nghĩa gì.

Biểu hiện lợi ích (Biểu hiện lợi ích)

Biểu hiện lợi ích (EOI), còn được gọi là Đăng ký Lợi ích (ROI), có chức năng tương tự như Yêu cầu thông tin (RFI). Nó được sử dụng như là một quá trình sàng lọc trong các giai đoạn đầu của việc mua sắm để tạo ra yêu cầu chính thức và cụ thể hơn cho Yêu Cầu Thử Mua hoặc RFT (giai đoạn sau trong chức năng mua sắm). Khi một công ty phát hành EOI, nó cần phải ước tính khả năng cung cấp của thị trường hoặc thu thập thêm thông tin trước khi chuyển sang RFT.Công ty mua hàng không có khả năng chỉ định một nhà thầu thông qua EOI. Để điều đó xảy ra, một quá trình phải tiến triển cho đến khi nó đạt đến RFT.

EOI là một loại hình đấu thầu mở cho phép bất kỳ công ty nào tiến lên. Nó làm tăng sự cạnh tranh gay gắt và mang lại lợi ích cho phép các nhà cung cấp mới và tiềm năng đảm bảo công việc của họ. Tuy nhiên, trong hợp đồng xây dựng, phần lớn bị chỉ trích là thu hút các nhà cung cấp không phù hợp với hợp đồng, dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và nỗ lực.

Yêu cầu EOI phải bao gồm mô tả của cơ quan ký hợp đồng, mô tả hợp đồng (như ngân sách và quy mô), loại hợp đồng, tuyến mua sắm, điều khoản và điều kiện, địa chỉ và thời hạn nộp, và các chi tiết khác thông tin liên lạc, mô tả tổ chức, năng lực kỹ thuật và kinh nghiệm liên quan, sự sẵn có của nhân viên và kinh nghiệm của họ, vv..)

RFP (Yêu cầu Đề xuất)

Mặt khác, RFP, còn được gọi là Yêu cầu Cung cấp RFO), là một tài liệu có thể dễ dàng sửa đổi. Nó chủ yếu được sử dụng khi người mua tìm kiếm giải pháp dựa trên giải pháp để đáp ứng các yêu cầu của nó và trong trường hợp các yếu tố khác (không bao gồm giá) là trọng tâm cho việc đánh giá từng đề nghị. Nó cũng được sử dụng trong trường hợp không có giải pháp hoặc thông số rõ ràng, và bộ phận thu mua đang tìm kiếm một số sự đổi mới và các lựa chọn. Các thiết bị này linh hoạt hơn RFT (thường có các giải pháp hoặc thông số kỹ thuật được xác định rõ ràng). RFP chủ yếu được sử dụng trong các dịch vụ chuyên nghiệp, nơi một giải pháp không thể được xác định một cách dễ dàng.

RFP có chứa thông tin cơ bản về tổ chức và ngành nghề kinh doanh. Yêu cầu bao gồm các chi tiết kỹ thuật giải thích các giải pháp mà tổ chức đang tìm kiếm. Hơn nữa, nó cũng bao gồm các tiêu chí đánh giá về cách thức phân loại kết quả, báo cáo công việc mô tả các công việc phải thực hiện bởi nhà thầu thắng thầu, và khung thời gian để hoàn thành dự án.

RFP thường được tạo ra do bản chất phức tạp của một dự án. Các công ty có thể hưởng lợi từ các nhà thầu khác nhau khi tìm kiếm một giải pháp tích hợp tốt từ một số nhà cung cấp. Ví dụ, nếu một công ty có kế hoạch chuyển đổi doanh nghiệp của mình từ môi trường làm bằng giấy sang môi trường máy tính, nó có thể yêu cầu một đề xuất về phần mềm và phần cứng ngoài việc đào tạo được yêu cầu để cài đặt và tích hợp các hệ thống mới vào kinh doanh.

Trong khu vực công, các thực thể có thể ban hành RFP để tạo ra một cuộc cạnh tranh cởi mở để giảm chi phí của một giải pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng RFP gần nhất với thông số kỹ thuật có thể không nhất thiết phải là loại có mức giá thấp nhất. Khi chấp nhận đề xuất, các công ty phải tiến hành phân tích lợi ích chi phí để đảm bảo rằng chi phí không vượt quá các lợi ích.

Sự khác nhau

Sau đây là một số sự khác nhau giữa EOI và RFP:

Cấp độ Đấu thầu khác nhau

EOI thường được thực hiện ở cấp độ đầu tiên của việc mua sắm.Nó có thể được phát hành trong trường hợp người mua đang tìm kiếm đầu vào ngành công nghiệp để phạm vi ra các yêu cầu mà cuối cùng sẽ đi vào thị trường trong giai đoạn sau. Như đã thảo luận, RFP là bước tiếp theo; trong đó, người mua tìm cách tiếp cận dựa trên giải pháp để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Giai đoạn EOI và RFP

EOI thường có nhiều giai đoạn. Nó được sử dụng để chọn lựa các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng trước khi tìm kiếm các hồ sơ dự thầu toàn diện từ các nhà thầu được liệt kê trong danh sách. Ngược lại, RFP có thể có một giai đoạn hoặc có thể có nhiều giai đoạn.

• Khi sử dụng EOI và RFP?

EOI được sử dụng trong trường hợp thông tin yêu cầu (từ nhà thầu) là cụ thể, nhưng không có bảo đảm nào về việc nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ và hàng hoá theo yêu cầu hay không. Hơn nữa, trong trường hợp của EOI, người mua không có đủ thông tin để gửi yêu cầu chi tiết. Mặt khác, RFP được sử dụng trong trường hợp yêu cầu được xác định đúng, nhưng một công ty đang tìm kiếm giải pháp linh hoạt hoặc sáng tạo. Nói cách khác, người mua tìm kiếm những bài nộp theo định hướng giải pháp để đáp ứng các yêu cầu.

• Điều rất quan trọng là phải nhận thức được các cấp độ khác nhau của các quy trình đấu thầu để đưa ra các quyết định hiệu quả thông qua luồng thông tin có hệ thống. Có hiểu biết rõ ràng về các điều khoản này và tại sao chúng được sử dụng trong quá trình này cho phép một công ty hợp lý hóa các quá trình của nó và thu thập sâu hơn về toàn bộ chức năng mua sắm.